Theo đó, mỗi cán bộ, công chức, viên chức sẽ có một hồ sơ điện tử duy nhất, được gắn mã định danh để phục vụ công tác quản lý, khai thác, tra cứu thông tin trên môi trường điện tử. Việc thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử góp phần bảo đảm tính đồng bộ, chính xác, tránh trùng lặp dữ liệu, đồng thời tạo thuận lợi cho việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, hệ thống thông tin trong quá trình chuyển đổi số.
Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức theo quy định gồm hai thành phần chính là sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được hình thành từ dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình công tác. Hồ sơ điện tử được quản lý, lưu trữ và khai thác thống nhất trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật.
Nghị định nêu rõ, sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với quá trình hình thành hồ sơ điện tử và gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất. Mã số của sơ yếu lý lịch điện tử được sử dụng thống nhất với mã định danh hồ sơ điện tử, tức là số định danh cá nhân. Cấu trúc sơ yếu lý lịch điện tử được xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; nguồn dữ liệu để tạo lập được lấy từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức đã được cập nhật, xác thực.
Trong quá trình công tác, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật thông tin cá nhân khi có sự thay đổi phát sinh vào hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của các thông tin, dữ liệu đã cập nhật. Đây là yêu cầu nhằm bảo đảm dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia luôn đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
Cùng với đó, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin phát sinh từ hoạt động quản lý cán bộ, công chức, viên chức vào hồ sơ điện tử và đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi có thông tin mới. Đối với các dữ liệu được hình thành trực tiếp từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, việc cập nhật và đồng bộ phải được thực hiện chậm nhất 01 ngày sau khi hoàn thành quy trình xử lý nghiệp vụ.
Đối với các dữ liệu liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức phát sinh từ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện việc đồng bộ dữ liệu định kỳ hằng tuần. Trường hợp các cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống thông tin chưa được hình thành hoặc chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, việc cập nhật dữ liệu sẽ được thực hiện trực tiếp vào hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức theo quy định.
Nghị định cũng quy định rõ về việc sử dụng hồ sơ điện tử trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Theo đó, các thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia được sử dụng thay thế cho hồ sơ giấy trong các hoạt động quản lý theo quy định của pháp luật và thẩm quyền của cơ quan có trách nhiệm. Trường hợp do yêu cầu nghiệp vụ cần sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức thực hiện khai thác hồ sơ điện tử, chuyển đổi sang bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các giấy tờ đã có trong hồ sơ điện tử.
Đáng chú ý, Nghị định khẳng định nguyên tắc các cơ quan quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức không được yêu cầu cá nhân cung cấp lại thông tin, hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp thật sự cần thiết để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Khi phát hiện thông tin có sai lệch, các bên liên quan có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh dữ liệu theo đúng thẩm quyền.
Về quyền truy cập và bảo mật thông tin, chỉ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới được truy cập, khai thác hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và phải có sự đồng ý của người đó bằng thông điệp điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức có quyền rút lại sự đồng ý đã cấp. Trường hợp phục vụ công tác cán bộ, cơ quan quản lý hoặc cơ quan sử dụng được phép truy cập hồ sơ điện tử trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn và có trách nhiệm bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định.
Đối với dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước, Nghị định yêu cầu các cơ quan chủ quản triển khai đầy đủ các biện pháp bảo đảm an toàn, bí mật trong quá trình quản lý, lưu trữ, truyền đưa và sử dụng trên môi trường điện tử. Việc sao lưu, trích xuất và khai thác dữ liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu.
Việc ban hành và triển khai Nghị định số 27/2026/NĐ-CP nhằm mục đích tạo bước chuyển quan trọng trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức theo hướng hiện đại, thống nhất, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu phục vụ công tác tổ chức cán bộ trong giai đoạn mới.
Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/7/2026.