Một trong những điểm đáng chú ý của Nghị định số 18/2026/NĐ-CP là không bắt buộc người dân phải xuất trình hoặc nộp bản giấy các giấy tờ tùy thân khi đăng ký hộ tịch, nếu thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu điện tử. Quy định này góp phần giảm phiền hà, tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân, đồng thời phù hợp với chủ trương chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ số hiện nay.
Cụ thể, Nghị định đã sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Hộ tịch, đã được sửa đổi, bổ sung qua các Nghị định số 87/2020/NĐ-CP, 104/2022/NĐ-CP và 07/2025/NĐ-CP. Theo đó, khoản 1 Điều 2 được điều chỉnh theo hướng làm rõ cơ chế giải quyết thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu điện tử, hạn chế tối đa việc yêu cầu xuất trình giấy tờ bản chính, đồng thời quy định cụ thể phương án xử lý trong trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin chưa chính xác.
Theo quy định mới, khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người yêu cầu có trách nhiệm xuất trình bản chính một trong các giấy tờ tùy thân hợp lệ như hộ chiếu, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp sử dụng hộ chiếu, thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc giấy chứng nhận căn cước, người dân chỉ cần cung cấp thông tin về giấy tờ (số, ngày cấp) hoặc số định danh cá nhân; cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ thực hiện tra cứu, đối chiếu thông tin thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu liên quan.
Trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác chưa đầy đủ, không chính xác, người đi đăng ký hộ tịch sẽ được yêu cầu xuất trình bản chính giấy tờ để đối chiếu. Đồng thời, người dân có trách nhiệm phối hợp cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
Nghị định cũng sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 22 và khoản 2 Điều 24 liên quan đến thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân và đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo hướng đơn giản hóa. Theo đó, người yêu cầu chỉ cần cung cấp thông tin về các giấy tờ có liên quan; không bắt buộc xuất trình hoặc nộp bản giấy nếu dữ liệu đã được cập nhật, lưu trữ đầy đủ trong hệ thống cơ sở dữ liệu.
Cụ thể, đối với trường hợp xác nhận tình trạng hôn nhân đã ly hôn hoặc có vợ/chồng đã chết, người yêu cầu chỉ cần cung cấp thông tin về bản án, quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử, trích lục khai tử (cơ quan ban hành, số, ngày tháng năm). Cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ thực hiện tra cứu, khai thác thông tin thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giải quyết thủ tục.
Đối với việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử, người dân có trách nhiệm cung cấp đầy đủ giấy tờ, tài liệu liên quan. Trường hợp các giấy tờ này thuộc nhóm có thể được thay thế bằng dữ liệu điện tử như giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh nơi cư trú, thẻ bảo hiểm y tế, người yêu cầu chỉ cần cung cấp thông tin theo hướng dẫn; cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ thực hiện tra cứu, khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu điện tử có liên quan.
Một điểm mới khác là Nghị định đã bỏ yêu cầu phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị khi cán bộ, công chức, viên chức hoặc người đang công tác trong lực lượng vũ trang thực hiện đăng ký lại khai sinh, nếu cơ quan đăng ký hộ tịch có thể khai thác được thông tin trên các hệ thống cơ sở dữ liệu. Quy định này giúp giảm bớt thủ tục trung gian, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ cho người dân.
Bên cạnh đó, quy trình xác minh hồ sơ đăng ký lại khai sinh và đăng ký lại kết hôn cũng được sửa đổi theo hướng tra cứu trực tiếp thông tin trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Trong trường hợp đăng ký lại tại UBND cấp xã không phải nơi đăng ký trước đây, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ sử dụng kết quả tra cứu dữ liệu điện tử thông qua nghiệp vụ cấp bản sao làm căn cứ xác định điều kiện đăng ký, thay vì phải gửi văn bản đề nghị xác nhận đến địa phương nơi đã đăng ký trước đó như trước đây.
Theo Bộ Tư pháp, việc sửa đổi, bổ sung các quy định nêu trên nhằm tiếp tục thực hiện chủ trương cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu theo Nghị quyết số 66.7/2025/NĐ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ. Qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, tạo thuận lợi tối đa cho người dân, đồng thời thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong hoạt động hành chính tư pháp.
Nghị định số 18/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/01/2026.